Советы организатору в день проведения мероприятия
Сохраняйте спокойствие.
Вы добились этого. Невероятно важно держать голову и не тревожиться об исходе. Вы готовились в течение долгого времени! Все будет отлично. Чем вы уравновешеннее, тем спокойнее будет ваша команда, и тем спокойнее пройдет мероприятие. Кроме того, все это пройдет в скором времени!
Прибудьте на место пораньше, вместе с членами команды и добровольцами.
Проверьте, все ли на месте и все электронное оборудование в рабочем состоянии. Есть горящие вопросы? Убедитесь, что организаторы имеют яркие бэйджики или какие-нибудь другие отличительные знаки, чтобы при необходимости участники могли обратиться к ним за помощью.
Установите все.
Если гостям придется бродить по настоящему лабиринту, то, чем больше знаков, тем лучше.
Будьте во всеоружии.
У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники hdmi на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.
- Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожекторы не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
- Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
- Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
- Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
- Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров.
Сделайте контрольную проверку по каждому пункту со своей командой. Убедитесь, что вы передали информацию каждому о том, как добраться до места и о времени проведения, оговорили сценарий, тайминг, зоны ответственности. Даже если никто не подходит и не задает вопросы, сделайте все возможное, чтобы оценивать их поведение. Всем ли понятно, что надо делать? Если это не так, поговорите с ними и посмотрите, что вы можете сделать, чтобы разобраться в проблемах. Возможно, кто-то больше подойдет для работы в другом отделе или с другими людьми.
Важно все прогнать не только с членами команды организаторов, но и с приглашенными работниками, специалистами, артистами и т.д.
Например, регистрация, техника, кейтеринг, транспорт и назначьте блок каждому члену вашей команды. Пусть они несут индивидуальную ответственность за свой участок мероприятия.
Проследите за готовностью столика приема и регистрации.
Кода гости заходят в дверь, они должны точно знать, что им нужно делать. Пусть кто-то стоит у дверей, приветствует гостей и отвечает на их вопросы.
Убедитесь, что люди, имеющие значение, знают, что происходит.
Если докладчик задерживается, нужно тянуть время. Если еда занимает больше времени, чем рассчитывалось, они должны быть предупреждены об изменениях в расписании. Очень редко мероприятия проходят именно так, как это было запланировано – так, если вы отступаете от курса, убедитесь, что способы связи открыты.
Делайте фотографии.
Обратите внимание на растяжки спонсора, свои растяжки, вход, столик приема так далее. Возможно, вы можете использовать их в следующем году! Эти фото найдут свое место в вашем портфолио.
Настройтесь быть гибкими.
Не все пойдет по плану, но это нормально в event-бизнесе. Лучше заранее на это настроиться. Изменений может быть много, до последнего момента проведения мероприятия. Но, пусть вас утешит мысль, что если в результате изменений вы добьетесь лучшего эффекта, то сможете провести более качественное мероприятие. Так что перемены - ваш способ стать лучше
Следите за сценарием и соблюдением тайминга.
Это стержень вашего мероприятия, вокруг которого все строится в день мероприятия.
На пункте завершения самого мероприятия работа ивентора не заканчивается. Следует выполнить еще несколько важных задач, чтобы завершить проект.
Уберите помещение.
Проверьте электрический счетчик, уберите растяжки, столы и так далее. Вам нужно оставить место в таком же виде, каким оно было изначально – особенно, если вы заплатили за него и хотите когда-нибудь вернуться. Поделите работу так, чтобы она прошла так быстро, как и безболезненно, насколько это возможно.
Проверьте, чтобы убедиться, что ничего ценного не оставлено, и если так, сформируйте стол находок. Если вы что-то повредили, дайте знать контактному лицу. Лучше быть честным и откровенным.
Позаботьтесь обо всех обязанностях после мероприятия.
В зависимости от вашего мероприятия, они могут варьировать от абсолютно ничего до длинного списка благодарностей и квитанций.
Вот несколько идей, с чего вам начать:
- Поблагодарите всех членов команды, особенно спонсоров и добровольцев. Вы бы не сделали это без них!
- Закройте и оплатите все счета. Это должно быть сделано как можно скорее. Чем меньше незаконченных дел, тем лучше.
- Доставьте квитанции спонсорам и остальным.
- Поместите фотографии на веб-сайте мероприятия
Быстрый follow up.
Сразу после проведения мероприятия подведите итоги. Пока в памяти свежи впечатления, запишите все проблемы и, что не менее важно, что сработало. Выскажите благодарности, примите решения по дальнейшим улучшениям.
Если получены отзывы, пройдитесь по ним. А если вы не получаете их от гостей, спросите свою команду! Что они думают? Они хотя бы получили удовольствие сами? Многие организаторы попадают в ловушку - делают перерыв. Но тогда впечатления смазываются, вы теряете детали, которые были особенно видны при проведении мероприятия. Чтобы этого избежать - быстро подводите итоги.
Верьте в себя!
Вы, как капитан корабля, должны провести мероприятие от начала до конца, обойти все преграды. Собрать команду, распределить ответственность, позаботиться об аудитории и сохранять оптимизм в любой ситуации. Люди должны верить в вас, доверяться, значит и вам нужно соответствовать. Будьте капитаном!
