Смета мероприятия по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен Для того, чтобы иметь четкое представление о том, какие затраты предстоят.
В смету ивента обычно включается:
- Цена аренды помещений;
- Стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
- Транспортные расходы;
- Праздничная программа;
- Оплата труда персонала;
- Дополнительные расходы;
Сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его
Проведения и т.д.
Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись. Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.
Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры?
Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся Неизменными. Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, Некоторые цены могут претерпевать изменения. Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть Увеличены на некоторый процент и т.д.)
Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов. Именно поэтому после того, как обозначены Основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.
Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:
- аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
- снятие зала непосредственно в ресторане;
- использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).
В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.
Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день И даже не на одну неделю. Как только смета готова, она подается на утверждение.
