Смета на организацию мероприятия

Смета мероприятия по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен Для того, чтобы иметь четкое представление о том, какие затраты предстоят.

В смету ивента обычно включается:

• Цена аренды помещений;
• Стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
• Транспортные расходы;
• Праздничная программа;
• Оплата труда персонала;
• Дополнительные расходы;

Сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его
Проведения и т.д.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись. Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры?

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся Неизменными. Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, Некоторые цены могут претерпевать изменения. Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть Увеличены на некоторый процент и т.д.)

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов. Именно поэтому после того, как обозначены Основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

• аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
• снятие зала непосредственно в ресторане;
• использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день И даже не на одну неделю. Как только смета готова, она подается на утверждение.